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      中远物流E报销上路

      2010年,一场报销方式的变革在中国远洋物流有限公司(以下简称“中远物流”)的办公楼里华丽上演。

      中远物流手工报销的时代就此终结。随之开启的,不仅仅是高效、快捷的网上报销时代,还有深负管理层厚望的全过程费用控制时代。

      ——登录首页,报销员工可根据单据类型进行单据填写,他们可以随时查看之前申请单据的审核情况,还可以随时掌握费用的可用额度,从而提前规划费用使用;

      ——登录首页,各审批领导可查看所有待审批的项目,他们可以对其进行批量审批,并随时掌握各项费用的额度和使用情况;

      ——登录首页,财务人员可看待处理的项目,并在批量进行处理后自动化导出凭证,还可以通过系统进行费用分析,随时监控各项费用的预警情况。

      报销者再不用忙于奔波在各办公室间寻人签字,审批人不用再遭受工作中屡次被报销琐事打断之苦;财务人员终于可以迅速完成费用给付并入账。报销工作变得简单、透明、直接而高效。

      一切源于公司新上线的元年费用报销系统。

      缘起 在竞争日趋激烈的我国物流行业,中远物流可算是其中的翘楚。这家由中国远洋控股股份有限公司、中远太平洋有限公司合资组建的现代物流企业,不仅是我国最大的中外合资第三方物流企业,还连续三次在“中国货运业大奖”评选中,荣获多项最佳奖。

      不过,企业的快速发展带来了日益尖锐的费用管控矛盾。

      一方面,由于物流企业的经营特点,企业员工经常不在公司本部。而手工报销审批流程的每个环节,都需要找到对应的审核人才能完成,只要那个人不在,报销过程就会被中断,这使得公司员工总是需要漫长的周期来等待费用

      另一方面,由于尚未实施全面预算管理系统,长期以来,中远物流仅依靠EXCEL编制的预算表格来控制年度费用支出,这带来了两个问题。第一,由于费用审批与核算独立运作,而预算细度又大于核算,所以,预算支出的明细数额总是难以查询,下一年度的预算编制从而失去了准确的数据依据;第二,公司费用审批流程并不规范,执行不严格,超出预算的情况时有发生。 无法有效管控费用成为拖累公司利润的一大隐患。于是,2010年,中远物流牵手北京元年软件,打造公司全新的费用报销系统。 “在员工进行费用报销的时候,如果可以进行有计划、有条件的预算控制,同样可以有效帮助企业节省成本,降低资金风险!北本┰耆砑咀芫砗蚨缡撬。

      体贴的E报销平台 “人性化、智能化、透明化、高效、可控”,谈到这套全新的费用报销系统,中远物流财务部的一位主管连用了5个词对其进行评价。 “系统严格根据预算对各项费用支出进行的控制,将业务活动的执行做到事前控制,降低了财务风险;进行了流程的优化、建立了规范化的审批流程;实现了费用支出审批和凭证生成的自动化,降低了财务人员的工作量;增强了统计分析能力,使财务人员摆脱了繁琐的统计工作,有利于下期预算编制!彼徊浇馐退。

      系统设计和控制了不同的登录显示菜单,这使报销的工作变得简单直接,大大提高了报销的效率。系统还设置了预警系统。以黄色、红色和绿色三种颜色标识了不同的预算使用状况,对于即将达到预算额度、已超过预算额度和安全的额度状态进行“有色”显示,令预算的执行情况一目了然,实现了对预算的全过程监控,保证了预算的严格执行。

      “不需建立全面预算管理系统,元年费用报销系统已帮助我们实现了全过程的预算控制!鄙鲜鲋性段锪鞑莆癫恐鞴苋缡撬。

      有思想的软件 中远物流的一位管理人员坦言,之所以选择元年费用报销系统,不仅是因为该系统的强大功能,还因为元年软件强大的顾问团队。

      很多参与过信息化软件实施过程的企业财务人员都知道,一套系统能否成功,不仅在于系统的功能,更在于实施系统的人。因为企业的情况千差万别,软件没有思想无法捕捉差异,而人的加入,才可以赋予软件思想。

      以中远物流的费用报销系统而言,元年软件顾问团队在实施过程中所做的最重要的两件事,一是费用审批流程再造,二是费用分类控制。

      拥有一套严密的费用审批流程,是有效进行费用控制的必要条件。

      元年软件的顾问团队对中远物流的费用审批流程进行了重新梳理。从经办人填写单据、部门领导审批、财务初审,到归口部门审批、财务审批,再到出纳付款、会计记账,费用报销程序更加科学严格。

      财务初审环节主要是审查费用的合法性,即该笔费用有没有超预算的情况。如果没有超预算,则下一步就由归口部门进行审批,再到财务正式审批环节。

      在这一环节,系统将费用按金额进行了分级,并分别规定了不同的审批人。对于1000元以下的费用,只要经预算主管审批即可;对于1000元以上的费用,需经财务经理审批;而对于报销额在5000元以上的事项,则需经过总经理审批。 在严格有序的审批流程之外,系统也考虑到了业务的灵活性。即使在财务初审环节就因为超预算而被中断审批的事项,也可以走专门的例外审批通道。即假若该事项可以通过部门主管副总、总会计师和总经理这“三支笔”认可,就可以“起死回生”,重新获得认可。

      图1:中远物流标准审批流程

      物流企业的费用构成比较简单。一般包括公共费用,如广告费、办公费等;招待费;差旅费;手机费、交通费;会议费、咨询费等。

      业务类型的不同使这些费用有了不同的管理特点。因此,元年软件的顾问团队将公司费用进行了分类,按照费用的业务类型,为不同类型的费用设置了不同的控制方法。

      比如公司公共费用,如广告费、办公费等,就采用总额控制的方法;对于招待费,则采用明细控制;对于差旅费,由申请人填写明细并按职级设置不同的控制标准;对于交通费、手机费,则实行预算到人,控制到人;而对于会议费、咨询费,则是按发生的具体项目进行控制。

      费用的有序分类,令管理的效率和效果都获得了极大提升,中远物流的费用控制从而更加游刃有余。




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